موقعیت مذاکره زمانی اتفاق می‌افتد که دو طرف بر سر یک راه‌حل برای مشکل و یا هدف یک پروژه یا قرارداد توافق ندارند. مذاکره موفق مستلزم این است که دو طرف نشسته، صحبت کرده و به توافقی برسند که برای هر دو طرف موردقبول باشد.

یک مذاکره‌کننده موفق باید توانایی تحلیل مشکل را داشته باشد تا بتواند منافع هر طرف مذاکره را تعیین کند. یک تحلیل مشکل تفصیلی می‌تواند مسئله، طرفین ذینفع و نتیجه نهایی را مشخص کند. بعنوان مثال، در یک مذاکره بین کارمندان و کارفرما، نقطه موردبحث می‌تواند حقوق و مزایای کارمندان باشد. مشخص کردن مشکلات برای هر دو طرف می‌تواند دست یافتن به مصالحه را آسان‌تر کند.

قبل از شروع مذاکره، فرد باید خود را برای جلسه آماده کند. آماده‌سازی شامل تعیین هدف، زمینه کار و جایگزین‌هایی برای اهداف مشخص‌شده می‌شود. علاوه بر این، مذاکره‌کننده‌ها باید درمورد تاریخچه روابط بین دو طرف مطالعه کرده تا بتوانند نقاط مشترک را برای دست یافتن مذاکره به نتیجه بررسی کنند.

مذاکره‌کننده باید بتواند به صحبت‌های طرف مقابل فعالانه گوش کند. برای این منظور باید بتواند زبان بدن و ارتباط کلامی فرد را درک کند. گوش دادن به طرف مقابل خیلی مهم است تا بتوان نقاط قابل مصالحه را در طول مذاکره پیدا کرد. یک مذاکره‌کننده خوب به جای اینکه تمام وقت مذاکره را به حرف زدن درمورد نقاط مثبت نظرات خودش بگذراند، به حرف‌های طرف مقابل گوش می‌دهد.

خیلی مهم است که مذاکره‌کننده توانایی کنترل احساسات خود را در طول مذاکره داشته باشد. بااینکه یک مذاکره طولانی ممکن است خسته‌کننده شود، اگر اجازه دهید کنترل احساساتتان از دستتان خارج شود، ممکن است نتایج تاسف‌باری رقم بخورد. بعنوان مثال، رئیسی که از جلو نرفتن مذاکره درمورد حقوق و مزایای کارمندان، خسته شده است، ممکن است برای پایان گرفتن مذاکره به چیزی بالاتر از میزان موردقبول برای سازمان رضایت دهد. از طرف دیگر، کارمندانی که به دنبال افزایش حقوق خود هستند، اگر احساسی برخورد کرده و با رئیس وارد مصالحه شوند و رویکرد همه چیز یا هیچ‌چیز را بپذیرند که ارتباط بین دو طرف را از بین می‌برد.

مذاکره‌‌کننده باید توانایی ارتباط واضح و موثر با طرف دیگر را حین مذاکره داشته باشد. اگر مذاکره‌کننده نتواند منظور خود را به روشنی مطرح کند، ممکن است ایجاد سوءتفاهم شود.

مذاکره کاری فردی نیست. کسانیکه می‌خواهند به خوبی مذاکره کنند باید مهارت کار کردن در گروه و ایجاد فضای همکاری در طول مذاکره را داشته باشند. دو طرف مذاکره باید با همکاری همدیگر به نتیجه موردنظر برسند.

حل مشکل

کسانیکه مهارت مذاکره کردن دارند، می‌توانند برای یک مشکل، راه‌حل‌های مختلف پیدا کنند. این افراد به جای اینکه فقط به فکر هدف نهایی خود برای مذاکره باشد، می‌تواند روی حل مشکل متمرکز شود که به نفع هر دو طرف مذاکره تمام خواهد شد.

کسانیکه مهارت‌های مذاکره خوبی دارند می‌توانند در طول مذاکره قاطعانه عمل کنند. داشتن قطعیت برای رسیدن به مصالحه بین طرفین اهمیت زیادی دارد.

برای مذاکره موفق و موثر، فرد باید برای حفظ ارتباط کاری خوب با طرف مقابل مذاکره، مهارت‌های میان‌فردی را بداند. کسانیکه صبور بوده و می‌توانند بدون مجبور کردن دیگران آنها را به چیزی ترغیب کنند، می‌توانند در یک مذاکره سخت، فضایی مثبت ایجاد کنند.

استانداردهای اخلاقی و قابلیت‌اعتماد در فرد محیط را برای مذاکره مطمئن و مورداعتمادتر می‌کند. هر دو طرف مذاکره باید اعتماد کنند که طرف دیگر به قول و قرارهای خود عمل خواهد کرد. فرد باید برای اجرای وعده‌های خود بعد از رسیدن مذاکره به نتیجه، مهارت کافی داشته باشد.